【メモのまとめ方】繰り返し書き直す過程で業務を覚える

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仕事メモ

仕事でメモを取るのだけれど、上手くまとまらないし内容が頭に入ってこない。もっと有効に活用できる方法ないかな?

上記のような質問に答えます。

記事の内容
  • メモ帳の内容は、繰り返し書き直す過程で覚える ➡ その方法
  • 持ち歩きにおすすめのメモ帳【紹介】

私の転職回数は5回以上。何度も一からメモを作成する経験をしてきました。今回はその中で試行錯誤し、最終的に行き着いた私のメモ帳のまとめ方を紹介していきます。

1度書いただけで眠っているメモ帳を復活させ、なおかつ内容が頭の中に綺麗に整頓できる。

このような状態になれば最高ですよね。

方法は至ってシンプル。そのかわり自主性が求められます。

1度メモを取って終了ではない

仕事でのひととき

仕事で覚えなくてはいけないものがある時、忘れないようメモを活用して足跡を残しますよね。

でもこんな時ってないですか?

  • 上司の話すスピードが速くてかなり殴り書きになってしまう
  • 忙しくてザッとでしか書いていない
  • 書いたモノが上手くまとまっていない

こんな感じだと正直あまり頭に残るとは言い難いです。この場合、メモは書いたことだけに満足しただけで後々見返すこともないでしょう。私自身もかつてはそうでした。

つまり本当に「そのときだけ」なんです。

これを繰り返してしまうと後々になって以下のような状態に陥ります(私の例)

ありがちな負のループ
  • 1
    「あれ、この業務手順ってどうやるんだっけ?」

    よし、メモを見よう。あれ、なんだか上手くまとまってないな・・というか文字汚な過ぎだしこれじゃよく分からない。

  • 2
    上司にもう一度聞きたい・・でも同じことをまた聞くのもなぁ

    前に聞いたことをまた質問するのは失礼だし、気が引ける。

  • 3
    結果、工程が抜けていてミスをするという末路に

    普段からしっかりメモを見返し、まとめておけば・・。

これだとせっかく今までメモを書き留めてきた時間が勿体ないですよね。

書き留めたメモを清書する ➡ 定期的に初めから作り直す ➡ これを繰り返す

何かを書く人

では具体的な方法を2ステップに分けて紹介していきます。

第1ステップ(これは特段難しくありません)

  • 初め、メモは2冊用意する
  • 1つは現場用、2つ目は清書用
  • 現場メモを自宅にて清書用に書き写す

ここまでは普通にやってる人多いんじゃないでしょうか。

ここからちょっとアレンジします。

第2ステップ

またある程度期間が経ち、現場で取ったメモ(現場用メモ)の量が増えてきたら、さらに別の新しい「清書用メモ」を購入し、また初めから簡潔に作り直していく

上記の通り、結果的にメモ帳は何冊も増えていくことになります。
※何冊か?については自分の納得のいくところまでで構いません。

メモ帳は1冊で終わりません(使い方も重要だが、まとめあげていくのも重要)

メモ帳

繰り返しますが内容を簡潔にしていく過程でメモ帳が何冊も増えていくとになります。※私の場合は書いていくとおおよそ4~5冊程になります。

この一番のメリットは、

メモを簡潔にまとめあげていくメリット

  • 何度も何度も簡潔に(自分にとって分かりやすく)書き直していく過程そのものが、メモした内容をしっかりと記憶に埋め込んでいく作業になっていく
  • 物事を簡潔にまとめられる能力が身に付く

といった点です。

過去、私自身も何度も簡潔にメモ帳を作り直す作業を行うことで、本来の目的であるメモを書き起こす枠を超えて、頭の中だけで手順や工程が上手く整理できたのを自覚しています。※要はメモ見なくても良いくらいインプットできてしまう

もちろん、業務中にメモを見返した時もすぐに状況判断できるようになります。

そして同時にこの作業は何度も簡潔にまとめてるわけですから、字のごとく「簡潔にまとめる能力」もUPします。この経験は社会生活に多くの場面においてとても求められる能力ですよね。

書き直すのは面倒?

この工程、正直面倒だ!って思うかもしれません。

とはいえ、

せっかくのメモが何にも活用しきれていないのもそれはそれでもっと無駄なのでは?

って私は思うのです。

せっかく書いたメモ。汗水たらして手を動かし、書いてきたメモ帳。そのまま放置するのは勿体なくないですか?

毎日の業務復習のためと考えてもう一度掘り起こし、きっちりまとめてみるのも悪くないと思いますよ。

終わりに:おすすめメモ帳【開いたとき見やすい & 持ち歩きでも邪魔しない】

私もメモ帳に関しては何度も買い直してきましたが、最終的に以下の物を使ってます。

(参考:縦182mm、横128mmのようです)

良いなって思う点は、

  1. 「リングタイプ」なのでメモ帳自体がパカっとしっかり開いてくれる。
  2. リングが樹脂製のやわらかいタイプ(金属でない)なので
    • 書く時にぶつかっても手が痛くならない
    • リングがゴツゴツしていないのでポケットに入れるときも違和感無く、持ち歩きの際も邪魔しない(ポケットのサイズにもよります)

このリングの柔らかいフニャフニャ感が今までと比べて画期的でとても心地よいです。

あと上記の「2」に関してはポケットのサイズによって取り出しにくかったりもするかもしれませんので
下記のサイズでもいいかもしれません。

※A7サイズなので初めに紹介したB6サイズよりもだいぶ小さいので注意してくださいね。
 あとメモ帳が縦開きになってます。(参考:縦105mm、横76mmのようです)

★仕事関連の記事は以下のリンクもおすすめです。良かったら参考にしてみてください。

新しい職場で早く馴染むための効果的な振る舞い3選【人間関係改善】

プッキー
プッキー

ここまで読んでくれてありがとうございました。
ちょっとでも参考になれば幸いです。

お疲れ様でした!頑張ってね!

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